Förbered
Vad är syftet med mötet? Vilka ska vara med? Vem sammankallar? Var ska mötet hållas, vem fixar fika… Det är också mycket viktigt att de som anordnar mötet är har en tydligt och gemensam bild av dess syfte.
Var tydlig
Alltför ofta blir möten dåliga bara för att deltagarna inte vet vad som gäller - är det här information eller diskussion? När får jag prata? Vilka är de andra? Vad är syftet? Vad får vi fatta beslut om …
Utse en mötesledare
Mötesledaren har ansvar för att föra mötet framåt. Det kan gärna vara någon annan än den som vet mest om sakfrågorna. Mötesledaren måste vara väl införstådd med mötets syfte.
Gör en dagordning
Skriv upp det ni ska ta upp på tavlan eller på papper, även om det bara är några punkter. Ge varje punkt en ungefärlig tidsgräns.
Utse en tidshållare
Tidshållaren säger till innan en punkt drar över sin beräknade tid.
Håll tiden
Börja och sluta mötet på utsatt tid. Lyssna på tidhållaren, och låt inte mötets första punkter dra över.
Presentera er och gå igenom mötets upplägg
Inled mötet med en runda där alla presenterar sig (om ni är fler än 20, presentera er för de 2-3 personer som sitter närmast). Mötesledaren går sedan kort igenom syftet med mötet, dagens punkter och tidshållning, hur man begär ordet eller ställer frågor och, om det behövs, hur man röstar.
För anteckningar
Om ni bestämmer saker som ska göras, skriv ner vem som ska göra vad, och när det ska var färdigt. Tala om för alla vem som för anteckningar över vad och hur man kan få tag i dem efteråt. Börja alltid med ”föregående mötes protokoll”.
Använd bikupor
Låt deltagarna prata i grupper om 2-4 i någon minut i början på längre diskussioner för att lista vilka aspekter som borde komma upp. Skriv ev. upp alla punkterna på tavlan - utan långa förklaringar - innan diskussionen släpps fri.
Ha kul
I många andra sammanhang pratar vi gärna om hur man gör bäst ifrån sig när man gör något man gillar. Men på möten tillåter vi oss att ha hur tråkigt som helst – hur bra resultat kan det då bli…?
Är ni grupp som träffas löpande går det förstås att göra mer. Kanhända kommer gamla inarbetade roller att rubbas och maktfördelningen i gruppen ändras. Ta ett steg i taget och pröva nya verktyg flera gånger – för att träna och anpassa till just er grupp. Utse en eller gärna två personer som är ansvariga för att driva processen, men se till att hela gruppen är med på att pröva nytt.
De »nya« verktygen innebär mer struktur och mer aktiv mötesledning än de »gamla« verktygen, för att på ett öppnare och tydligare sätt ta tag i ojämn fördelning av delaktighet och makt. Det gäller alltså att våga styra.